Huishoudelijk reglement

Vergaderingen adviesraad

Artikel 1

Een vergadering van de adviesraad wordt door het bestuur in ieder geval in de maanden april (voorjaarsvergadering) en oktober (jaarvergadering) uitgeschreven.

Artikel 2

Op de agenda van de jaarvergadering komen tenminste de volgende punten voor:
a. jaarverslag bestuur;
b. jaarverslag penningmeester;
c. verslag van de kascontrolecommissie;
d. benoeming nieuw lid kascontrolecommissie;
e. verslag van de wedstrijdsecretaris;
f. rondvraag.

Artikel 3

Op de agenda van de voorjaarsvergadering komen tenminste de volgende punten voor:
a. bestuursverkiezingen;
b. begroting volgend seizoen;
c. vaststelling hoogte contributie, teamgelden en bijdragen;
d. vaststelling hoogte entreegelden;
e. evaluatie lopende seizoen;
f. competitieschema volgend seizoen;
g. rondvraag.

Artikel 4

Van iedere vergadering worden notulen gemaakt, die de daarop volgende ledenvergadering worden vastgesteld.

Artikel 5

Bij stemmingen heeft elke afgevaardigde of diens plaatsvervanger een stem. Slechts ter vergadering aanwezige afgevaardigden of diens plaatsvervangers kunnen gebruik maken van dit stemrecht. Stemmen bij volmacht is derhalve uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 6

Bij een schriftelijke stemming zijn ongeldig:
a. andere stembriefjes dan die, welke door het bestuur namens de voorzitter zijn uitgereikt;
b. blanco stembriefjes
c. stembriefjes, die zijn ondertekend, waarop de bedoelde personen of zaken niet duidelijk zijn aangeduid, waarop toevoegingen voorkomen of waarop niet kandidaten zijn vermeld.

Artikel 7

Bij het staken van de stemmen over personen wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen die het grootste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen. Deze herstemming gaat in principe tussen twee personen. Mochten echter meer personen een gelijk aantal stemmen als hoogste hebben verkregen, dan kan die herstemming gaan tussen die personen, die een gelijk aantal stemmen als hoogste hebben verkregen.

Bestuur

Artikel 8

Het bestuur bestaat uit vijf leden. Van deze leden bekleedt een de functie van voorzitter, een de functie van secretaris, een de functie van penningmeester en twee de functie van bestuurslid. De functies secretaris en penningmeester kunnen in een persoon verenigd zijn, in welk geval drie leden de functie van bestuurslid vervullen.

Artikel 9

De verkiezing van een bestuurslid geschiedt in de voorjaarsvergadering voor een periode van drie jaar met dien verstande dat bij de eerste verkiezing de bestuursleden respectievelijk voor drie, twee of een jaar worden benoemd.

Artikel 10

Het bestuur stelt een rooster van aftreden op, waarbij telkenjare twee, twee en een bestuurslid(leden) aftredend is (zijn). Het (De) aftredende bestuurslid(leden) is (zijn) terstond herkiesbaar.

Artikel 11

Het bestuur verdeelt onderling de functies en doet daarvan schriftelijk mededeling aan de leden. Een uitzondering hierop betreft de functie van voorzitter, die als zodanig rechtstreeks door de adviesraad wordt benoemd. Tussentijdse wijzigingen worden eveneens schriftelijk aan de leden meegedeeld.

Artikel 12

Het bestuur is belast met de leiding van de vereniging. Het voert de besluiten van de adviesraad uit.

Artikel 13

De taak van de voorzitter bestaat uit:
a. het leiden van bestuurs- en ledenvergaderingen;
b. het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten;
c. het ondertekenen van alle uitgaande post;
d. het uitvoeren van alle taken betrekking hebbende op de algemene leiding van de vereniging;
e. het uitvoeren van alle taken hem opgedragen door de adviesraad.

Artikel 14

De taak van de secretaris bestaat uit:
a. het opmaken van de notulen van bestuurs- en ledenvergaderingen;
b. het bijhouden van de ledenadministratie;
c. het mede-ondertekenen van alle uitgaande post;
d. het houden van het wedstrijdsecretariaat, indien dit niet is opgedragen aan een door het bestuur aan te wijzen wedstrijdsecretaris;
e. het uitvoeren van alle takenbetrekking hebbende op de algemene correspondentie;
f. het uitvoeren van alle taken hem opgedragen door de adviesraad.

Artikel 14a

De taak van de wedstrijdsecretaris, zijnde de secretaris of een door het bestuur aangewezen wedstrijdsecretaris als bedoeld in artikel, lid d, is:
a. het beschikbaar stellen van inschrijfformulieren voor het volgende seizoen aan de leden en aan aspirant-leden;
b. het opstellen van een concept-indeling van de onderscheidene klassen, zulks ter vaststelling door het bestuur;
c. het opstellen van een competitieschema voor de onderscheidene klassen;
d. het opstellen van het programmaboekje;
e. het bijhouden van de uitslagen en standen;
f. het maandelijks, behoudens in de maanden juli en augustus, vervaardigen en verzenden van het mededelingenblad van RECVOL Rivierenland;
g. het informeren van de contactpersonen van de betreffende klassen over teams, die niet tijdig het wedstrijdformulier hebben.

Artikel 15a

De taak van de penningmeester bestaat uit:
a. het opstellen van de begroting voor de voorjaarsvergadering;
b. de verantwoordelijkheid voor het innen van de contributie, de bijdragen en de entreegelden;
c. het doen van betalingen voor de vereniging;
d. het voeren van een duidelijke administratie en zorgen voor back up binnen het bestuur;
e. het opstellen van de rekening en verantwoording na elk afgesloten boekjaar;
f. het begeleiden van de kascontrolecommissie bij het controleren van de rekening en verantwoording;
g. het uitvoeren van alle taken hem opgedragen door de adviesraad.

Artikel 15b

De taak van de bestuursleden die optreden als contactpersonen voor respectievelijk de heren-, dames- en gemengde teams bestaat uit:
a. het in goede banen leiden van de competitie van de aan het bestuurslid toebedeelde groep teams;
b. noodzakelijke wijzigingen in het programma in goed overleg met de betrokken teams te regelen. En deze regeling schriftelijk aan de betrokken teams, de adviesraadleden van de betrokken teams en de wedstrijdsecretaris melden;
c. ontstane problemen tussen teams door bemiddeling op te lossen;
d. contact leggen met betrokken teams, wanneer het wedstrijdformulier niet tijdig wordt ontvangen door de wedstrijdsecretaris.

Artikel 15c

De taak van het bestuurslid dat optreedt als beheerder van de internetpagina www.RECVOL.nl bestaat uit:
a. ontwikkeling en onderhoud van de website www.RECVOL.nl;
b. Inlogcodes & wachtwoorden mede in beheer geven bij de secretaris;
c. het zorg dragen dat gebruikers toegang hebben tot de website;
d. het uitleg en/of training geven aan gebruikers met toegang tot het CMS;
e. actualiseren van de competitie, standen en overige relevante informatie op de website.

Contributie e.d.

Artikel 16

De hoogte van de contributie, het inschrijfgeld en het entreegeld per vereniging wordt jaarlijks in de voorjaarsvergadering door de adviesraad op voorstel van het bestuur vastgesteld.

Artikel 17

Door de adviesraad wordt jaarlijks in de voorjaarsvergadering een bedrag vastgesteld dat een lid extra verschuldigd is voor het terugtrekken van het team, nadat de inschrijving is aangeleverd.

Artikel 18

Door de adviesraad wordt jaarlijks in de voorjaarsvergadering de hoogte van de boete vastgesteld die verschuldigd is voor:
a. het te laat inzenden van het wedstrijdformulier;
b. het niet spelen van een wedstrijd en het aanleveren van een fictieve uitslag;
c. het niet reglementair inplannen van een nieuwe datum als gevolg van een wedstrijd uitstel, beschreven in artikel 14 tot en met artikel 20 van het wedstrijdreglement;
d. het laten spelen van ongerechtigde spelers.

Kascontrolecommissie

Artikel 19

De kascontrolecommissie bestaat uit twee afgevaardigden, waarvan de eerste keer een afgevaardigde voor twee jaar en een afgevaardigde voor een jaar worden benoemd. Vervolgens worden nieuwe leden van de kascontrolecommissie voor twee jaar benoemd, zodat jaarlijks een lid van de commissie wordt vervangen. Benoeming vindt plaats in de jaarvergadering.

Verstrekken statuten en reglementen

Artikel 20

Door het bestuur wordt kosteloos aan leden van de vereniging een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en mogelijke andere reglementen verstrekt.

Artikel 21

De adviesraad stelt bij apart besluit in de voorjaarsvergadering vast:
a. het reglement inzake de spelregels;
b. het wedstrijdreglement.

Wijziging huishoudelijk reglement

Artikel 22

Het huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door de adviesraad bij volstrekte meerderheid van stemmen.

Slotbepalingen

Artikel 23

1. Ten aanzien van die gevallen, waar dit reglement niet in voorziet, beslist het bestuur. Bij verschil van mening omtrent de uitleg van het reglement beslist het bestuur. In beide gevallen staat voor betrokkene(n) beroep open bij de adviesraad.
2. Een beroep als bedoeld in lid 1 dient schriftelijk te worden ingesteld binnen dertig dagen na ontvangst van een voor beroep ontvankelijke beslissing. De adviesraad beslist binnen twee maanden nadat het beroepschrift werd ontvangen.
3. De beslissing van de adviesraad als bedoeld in lid 2 is voor alle partijen bindend en wordt aan alle partijen schriftelijk bekend gemaakt.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de adviesraad van de vereniging RECVOL Rivierenland op 22 april 1993, laatstelijk gewijzigd op 14 april 2011.